PMO`S

Uit recent onderzoek van een gerenommeerd onderzoeksbureau blijkt dat een goed geïmplementeerd PMO in de VS gemiddeld 567.000 dollar per project bespaart; het aantal gefaalde projecten daalt met 31% en maar liefst 30% wordt onder budget opgeleverd.

Wat is nu precies een PMO?

De term PMO kan staan voor Project, Programma of Portfolio management office, maar tevens staat het voor de functie van de officer.

De eerste PMO´s werden geïmplementeerd op project ondersteunend niveau. Doelstelling daarbij was de projectmanager te ondersteunen met de administratie en het standaardiseren van het project proces.
Een PMO op project ondersteunend niveau houdt zich bezig met het verzamelen van informatie en de rapportage over het project.
Typerende disciplines zijn: Risk management, budgetbewaking, planning, stakeholder management & communicatie, proces management en resource management.
De PMO op project ondersteunend niveau is een generalist die een goede kennis heeft van Prince 2, sterk is in het houden van overzicht en dit om weet te zetten naar een heldere rapportage.

Naarmate de project omgeving complexer werd door het opstarten van programma´s groeide het besef dat overzicht over de programma´s en het projecten portfolio in zijn geheel van cruciaal belang is om te kunnen sturen.

Tegenwoordig worden PMO´s naast project niveau dan ook op programma en portfolio niveau geïmplementeerd.

Naarmate het PMO zich meer richting portfolio niveau beweegt wordt specialistische vakkennis van steeds groter belang. Budgetten alloceren en bewaken, planningen maken op integraal portfolioniveau zowel wat betreft project en programma faseringen als de planning van schaarse resources zijn een hele kluif.

Huidige trend is dat PMO´s zich niet alleen bezig houden met de projecten op de juiste wijze uitvoeren en overzicht houden; dus op ondersteunend niveau, maar ook op controlerend en sturend niveau.

Op sturend niveau worden Enterprise portfolio management offices opgestart (EPMO). Vanuit dit EPMO wordt het gehele portfolio proces overzien; vanaf het moment dat een idee ontstaat dat wel eens een project zou kunnen worden tot en met het monitoren van de return on investment.
Het selecteren van de juiste projecten behoort tot de taken.

Aantoonbaar behalen organisaties waarin zowel een EPMO als PMO´s op programma en project niveau zijn geïnstalleerd de beste project resultaten, het vergt echter geduld en tijd om de PMO´s te laten groeien in hun rol en ze goed te embedden in de organisatie.