Professionaliseren, de tool en het Project Management Office (PMO)

jun 4 2012in Blog by Marcel No Comments »

Professionaliseren,
de tool en het Project Management Office (PMO)

Project management organisaties welke zich aan het ontwikkelen zijn (professionaliseren) richten zich steeds vaker op het aanschaffen & implementeren van een project management tool. Dit kan de volgende voordelen met zich mee brengen:

  • Eenduidige, integrale registratie
  • Koppeling tussen project administratie en financiële administratie
  • Betere management informatie, meer ‘grip’ op projecten
  • Uniforme processen, consistentie
  • Efficiëntere uitvoering van projecten

Een opvallende trend is de verandering in de rol van de tool. Waar deze voorheen nog als ‘ondersteunend’ werd gezien, wordt deze nu steeds vaker ‘leidend’ en wordt een tool implementeren als aanleiding genomen om project management processen te herzien. Tools die ‘out of the box’ ondersteuning bieden voor best practises zoals Prince2 en beschikken over een hoge mate van configureerbaarheid spelen handig in op deze tendens.

Ondanks deze ontwikkeling blijft het als organisatie belangrijk om onderzoek te doen naar welke tool het best binnen de organisatie past. De regel ‘onze size does not fit all’ is hierbij van toepassing. Selectiecriteria zijn onder andere: ondersteunde processen, kosten, gebruikersvriendelijkheid, ondersteuning vanuit de leverancier, schaalbaarheid (functioneel en technisch) en beveiliging.

Indien de organisatie beschikt over een (centraal) project management office zal dit goed van pas komen in het selectietraject. Het PMO is namelijk het instituut waar de project management processen zijn gedefinieerd en geborgd. Deze proceskennis is dé sleutel bij het vinden van de meest geschikte tool.

Eenmaal geselecteerd is het PMO ook van grote waarde tijdens het implementatietraject. Door het PMO intensief te betrekken bij het implementatietraject is het in staat om:

  • Draagvlak te creëren onder (project) management medewerkers
  • Gebruikers ondersteuning te bieden
  • Te functioneren als kennisborginginstituut

Nadat de tool is geïmplementeerd kan het functioneel beheer hiervan worden belegd bij het PMO. Door
dit te doen:

  • Wordt de kennis geborgd
  • Kan men vanuit het PMO de professionalisering verder vorm geven
  • Kunnen gebruikers hun feedback & verbeterpunten aandragen

Samenvattend: Je kunt een PMO hebben zonder tool, maar geen tool zonder PMO!

 Marcel de Bree

http://www.pmoplus.nl

 

GD Star Rating
loading...

Leave a Reply

You must be logged in to post a comment.